07. 追蹤與報表
每週追蹤
訂單狀態為每週追蹤之管理工具。狀態流程如下：
詢問中 → 處理中/訂房 → 發單 → 未收款 → 已收款 → 已出團 → 已完成 → 已關心 （需退款者另行標示）應定期檢視之清單
| 檢視項目 | 篩選條件 | 處理方式 |
|---|---|---|
| 未發單 | 訂單狀態為處理中且三週內出發 | 集中發單予廠商 |
| 確認碼未回覆 | 確認碼空白且下單已逾三日 | 向廠商催覆 |
| 該收未收 | 收款警示為 🟡 或 🔴 | 向客人請款 |
| 該付未付 | 距抵達 30 天且剩餘應付大於 0 | 準備付款 |
系統每日以標記顯示上述狀態，並得儲存篩選條件重複使用。
統計報表
資料來源與維護
| 主檔 | 維護方式 |
|---|---|
| 團體主檔 | 跟團訂單須建立團體主檔並於報價單掛上團名。統計數字以 ⚡ 重算全部團 更新。 |
| 年度統計 | 以 ⚡ 重算年度統計 更新。系統掃描全部報價單，依年、月、類別整理。 |
兩張主檔只會列入成立狀態為「已成立」的報價單。
年度統計則保存各月人數與去年同期人數，成長率與達成率由此計算。
四張報表
| 報表 | 分組方式 | 判讀重點 |
|---|---|---|
| 團務人數分析 | 團別 | 人數與團數分別加總。平均人數應以總人數除以總團數計算。 |
| 報名人數統計 | 類型 → 團別；欄為月份 | 自由行與旅行社無團別，第二層為空白列屬正常。 |
| 旅行社統計 | 旅行社 | 人均為金額除以人數，均件為金額除以單數。 |
| 成長率 | 年；欄為月份 | 篩選條件須含類別。 |
統計維度
- 類別：團體、旅行社、自由行。
- 團務標籤：蜜月、跳島、豐盛、鯨星、水飛、自潛、潛水、婚紗、自組、教練、風暴、立獎、親子、神祕。
- 時間：每月、上半年、下半年、全年。系統限制須預先設定區間，不可任意拉取任意起訖日。
組數與人數
這兩個數字要分開看。兩個人一組的話，組數算 1、人數算 2。