03. 向廠商訂房

本階段目標：向各廠商完成訂房並取得確認碼。 VOUCHER 雖已於成立訂單時配發，但須待收到客人款項後才發出。

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處理步驟

1. 逐張 BOOKING 發出訂房需求：

   於各張 BOOKING 點選 ⚡ 發信給廠商。 系統寄出預訂明細予該廠商，副本寄予操作人員留存，並回寫發信時間。

2. 登錄確認碼：

   廠商回覆後，將確認號碼填入該張 BOOKING 之「確認碼」欄位。 KT 單無確認碼者填入 OK。

3. 追蹤未回覆之單據：

   下單三天內還沒回確認碼的單，系統會標 🔴。 應定期篩選確認碼空白之單據並向廠商催覆。

4. 處理訂不到房之情形：

   廠商回覆沒房或房型不對時，請見 08. 常見狀況處理 之「更換廠商」。

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VOUCHER 之用途與發送時機

key 單 → 向廠商訂房 → 廠商回覆確認碼
      → 向客人收訂金（同時提供合約）
      → 收到款項後、出發前才發出 VOUCHER

• VOUCHER 為客人之入住憑證，同時發送予飯店，飯店據以向客人收取尾款。
• 一張 BOOKING 對應一張 VOUCHER。一團五張 BOOKING 即產生五張 VOUCHER。

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相關欄位

欄位	性質	說明	範例值
確認碼	廠商回覆後填寫	可修改，應與公司總表一致。	CF-88213
發信時間	系統回寫	有值即視為已發送。	不能修改
預訂狀態	系統跟著更新	進行中 → 成交 → 失敗。	不能修改

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注意事項

發信功能目前停用

⚡ 發信給廠商 及報價單之一鍵發單目前為停用狀態， 執行後僅顯示提示訊息，不會寄出郵件。現階段請以既有方式向廠商發送訂房需求。 寄件設定、信件外觀與每日配額確認完成後才開放。

發信時間為已發送之判斷依據

「發信時間」只要有值，一鍵發單就會跳過那一筆，不會重複寄。 廠商說沒收到時，請把那張的發信時間清掉再發一次。